在全县政府办公系统政务人员公文处理暨政务信息培训班上的讲话

在全县政府办公系统政务人员公文处理暨 政务信息培训班上的讲话 政府办主任  （2005年8月  日） 同志们: 在全县经济社会各项工作深入推进之时，政府办公室举办政府系统政务人员公文处理和政务信息培训班，这对于加强干部人才队伍建设，提高全县政府办公系统政务人员素质，推进政府职能转变，加快我县经济社会各项事业发展，有着十分重要的意义。在此,我代表政府办公室对各位学员的到来表示热烈的欢迎!向政府系统各部门对政府办公室工作给予的大力支持表示衷心的感谢!并向默默无闻、辛勤工作在政府各部门的政务人员表示亲切的慰问！下面，我就进一步做好政府系统公文处理和信息工作讲几点意见。 一、充分认识做好公文处理和政务信息工作的重要性  政务信息是政府领导了解经济社会情况、驾驭工作全局的重要工具，是政府科学决策、抓好落实的重要基础。今年我们在经济建设中碰到了许多困难和问题，特别是资金、能源等要素的制约问题，已经影响了经济发展。另外，当前社会发展中各种新情况很多，矛盾很多，关系很复杂。政府要解决经济社会发展中的诸多困难和矛盾，作出一系列的应对措施，就需要掌握大量的信息。不仅决策之前需要信息，决策中、决策后同样需要信息。对于做为政府组成部分的政府办公室和各政府职能部门，及时、准确、全面地提供信息，不仅是一项重要职责，也是内在的必然要求。随着改革的不断深入和经济社会的不断发展，政府职能也在不断转变，政府办公室和各政府部门今后不仅要继续做好大量的行政事务工作，而且更要在努力当好参谋助手、为领导提供高质量的信息服务上下功夫。因此，抓好信息工作既是我们义不容辞、责无旁贷的职责，又是检验我们政务工作扎实与否、服务水平高低的一把标尺，关系到政府运行的质量、形象、水平和决策能力，我们必须充分认识政务信息工作的重要性，切实把政务信息工作抓好、抓实。 公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。而公文处理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。同时，公文是一种重要的信息载体，公文处理就是对政务信息的处理与加工。政务信息是公文写作的基础，它们之间是一个相互联系的有机体，但也有一些区别。 政务信息不仅是沟通各级行政机关的桥梁，从实践来看，政务信息还是反映问题和情况的捷径。有许多事情通过正常的请示、报告等途径，往往周转慢、时间长，有些甚至到了领导那里也不容易引起重视。政务信息却是向上反映行政活动的“ 直达快车”，运行速度快，与领导直接见面多，一般情况下都能够较快地进入领导视野，引起领导重视，有些问题可以较快地得到解决。 而公文不仅是一种重要的信息载体，具有时效性、准确性的特点以外，还具有政务信息不具有的权威性、规范性等特点。因此，公文在行政管理中无处不在，不可或缺，无可替代。我们可以说，在一定意义上行政管理的过程主要是对公文的处理过程；离开了公文处理工作，行政管理活动就难以更有效地进行；离开了高质量的公文处理工作，行政效率便也难以提高。总之，改进公文处理和政务信息工作，提高公文处理和政务信息的水平与质量，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。 二、找准当前我县政府办公系统公文处理和政务信息工作存在的差距和不足 近年来，我县政府办公系统公文处理和信息工作在各级领导的重视和全体政务人员的共同努力下，取得了丰硕成果。政务信息工作一直位居全市前列，并被列为自治区信息直报点；公文质量明显提高，为领导科学决策发挥了积极的参谋助手作用。但是，随着形势的不断发展，我县公文处理和信息工作还存在一些问题。在公文处理方面：一是发文过多，由于经济社会事务的不断增多，加之缺乏有效的控制，致使公文数量增长过快，有形成“文山”之势。二是质量不高。公文处理普遍存在着乱、差、错、误等现象。乱，是指在工作中无制度规范可依或有制度规 范不依而出现的无序现象。如公文的体式、语言、标点符号、数字、计算单位及字体不合要求、规范等。差，是指公文实际效能不高的现象，如不实用、操作性不强、不简洁、不鲜明、不得体、不清晰、不周密等。错，是指因不正确的理解、认识、操作而出现的各种过失 、错误。误，指错过时机、延误工作，对公文处理工作所服务的事业造成损害。三是效率低下。在公文处理中，由于职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文处理迟缓，甚至出现推诿、 扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。 在政务信息方面：一是个别部门和单位领导对上报信息工作的重要性认识不够，人员不到位，一些领导亟需的重要信息、热点问题反映不上来。二是有的上报信息质量不高，时效性不强，情况反映滞后，信息的整体开发和综合利用不够。三是报喜不报忧。从我县的情况看，多数部门对信息工作是高度重视的、认真的，在信息工作中较好地坚持了实事求是的原则，做到有喜报喜，有忧报忧，为政府全面了解情况做了大量工作。但是也要看到，目前，在信息工作中多报喜少报忧的问题仍然存在。有的部门只许报喜，不许报忧，或只许报需上级帮助解决的困难和问题，不许报工作中出现的矛盾、偏差和问题；有的部门虽然允许报忧，但对涉及的问题层层截留，级级过滤，使信息报到县政府就已是面目全非，时过境迁。 三、围绕政府中心工作，做好政务信息报送工作 首先，要把政务信息工作放到重要位置。政府各部门要把信息工作摆到更加重要的位置，建立健全相应的工作制度，配齐配强政务信息员队伍，并努力保持这支队伍的相对稳定。要加强对政务信息工作的指导，各级领导要经常过问信息工作，定期听取信息工作汇报，定期研究信息工作，经常检查、督促和指导信息工作。要鼓励、支持从事信息工作的同志本着实事求是的原则，客观、真实地反映情况，做到有喜报喜、有忧报忧。同时要通过管理制度来要求和鼓励工作人员、干部人人动手写信息、报信息，形成千帆竞发、百舸争流的信息热潮。 其次，要增强责任意识，拓宽“主渠道”。政府办公室和政府各职能部门在信息选材过程中，要紧紧围绕政府决策的需求重点，发挥政治、技术、网络等优势，多方收集经济社会等各方面情况，准确、及时、全面地向政府报送信息。 一要准确。信息的准确、真实事关信息的生命，虚假的信息起不到半点作用，还容易误导，不如不报。收集和编辑信息要尊重事物本质特征，反映事物的客观性、真实性，要有一说一、有二说二，不夸大、不缩小。要真实反映事物发展的经过、原因和结果，不任意拔高或添枝加叶，对模糊不清的信息要追根溯源，挖掘其精髓和真实价值，做到反映成绩要恰如其分，反映问题要实事求是，克服只报喜不报忧的现象。在报送过程中，信息员要把好第一道程序关，分管领导要把好第二道审核关，努力做到不出差错。 二要及时。以准确、快捷的速度报给领导，时效性越强，决策越快，对解决问题、做好工作更有效。这里特别强调的是要做好紧急信息的报送，各级各部门一定要把及时报送紧急信息工作，提到讲政治、顾大局、守纪律的高度上来认识。凡是政府领导需要及时掌握、处理的重大事项，要迅速上报，做到一般信息不过夜，当天采集，当天处理，当天上报；重要信息按要求尽快上报，不拖延、不迟报、不漏报。对迟报、漏报、瞒报紧急信息的要予以通报批评，并追究有关责任人的责任。 三要全面。要全面完整地把一条信息的内容写清楚，不能挂一漏万、顾此失彼。当然一条信息也不能事无巨细、包罗万象，能够精炼的要尽量精炼，信息不是新闻报道，也不同于正式公文。好的信息可以有数字，但也要有分析，有建议，文字表述应当精炼准确，逻辑结构应当清晰明了，篇幅长短应该详略得当，这样才能更好地服务于领导决策。 第三，要紧扣中心工作，打好“主动仗”。今年以来，从各地各部门报送信息的情况看，目前大部分单位基本解决了量的问题，主要欠缺的是质的提高。我们要不断努力，在继续保持信息报送数量的同时，多在提高质量上下功夫。 一要贴近领导需求，提高实用性。政务信息工作要紧紧围绕政府中心工作，围绕政府领导抓大事、谋大局的思维方向，理清思路，拓宽领域，努力为领导提供全方位、多层次“适销对路”的信息服务。对县委、政府的重大工作部署，要及时报告贯彻落实情况；对一些事关全局，领导关注的问题要进行深入调查研究，想领导之所想，急领导之所急，忧领导之所忧；对一个时期经济社会发展和群众反映的热点难点问题，要广泛收集情况，并及时报送；对一些倾向性、敏感性、苗头性问题，要超前把握，及时准确地向领导报告情况，以赢得主动。 二要加强问题类信息的报送。报问题类信息主要是反映那些带有全局性、倾向性的问题及本地区、本部门难以解决的问题，只有将这些问题通过我们的信息渠道及时反映给政府领导，才能求得领导的重视和支持，使问题得到及时解决或处理。从事信息工作的同志要积极、准确地理解报送问题类信息的要求，树立“报忧能解忧”的观念，转变工作方式，敢于报忧，善于报忧。 三要注重信息深层次综合开发。信息作为决策的依据，要有全面的情况，准确的分析，科学的观点。这就要求我们在挖掘信息的决策价值上下苦功夫，提高信息的“含金量”，多报送综合类、预测类、调研类信息。具体讲，要加强信息综合，把零散、孤立的信息归纳整理，去粗取精，去伪存真，发掘信息背后的深层价值，达到见微知著的效果；要大力提倡下基层调研，把真实情况反映上来，提出有质量的对策建议，形成系统的、有较高参考价值的调研报告；要抓宏观，议大事，对于关系到全局、涉及到典型、影响到长远的综合性信息，要重点予以组织和报送。 四、规范运转程序，不断提高公文质量 公文质量的高低，从某种意义上讲，代表一个单位的形象。政府各部门尤其是办公室的负责同志，要高度重视公文处理工作，将其作为一项重要工作来抓，做到依法行文，依法办文，做好审核把关工作，努力提高公文处理水平，促进政府机关行政水平和效率的提高。 首先，要建立健全完善的公文处理工作制度。制度建设在公文处理工作中至关重要，只有建立起比较完善的公文处理工作制度，才能保证公文处理的及时、准确、安全、保密，才能实现公文处理工作优质高效地运转。在制定制度时要做到：一是制度的建立要完整、系统，对行政机关公文处理的各个方面，如文件的签收、登记 、传阅、借阅、催办、阅退、保管、保密、立卷、归档、销毁等，都应建立相应的制度，并在实践中不断完善。二是要建立健全不同层次人员的公文处理职责，并与上述各项具体的制度联系起来，实行目标责任管理，做到任务明确、责任清楚。制度与职责一旦确定下来，就要严格执行，坚决杜绝那种仅把制度“说在嘴上，写在 纸上，贴在墙上”的做法，真正把制度落到实处。 其次，要严格考核，建立公文处理工作激励机制。政府各部门要根据本地区、本部门的情况，制定出一套比较完整、 系统、科学的检查、评估、考核的规程、标准及方法，并在实际工作中严格运作，逐步建立健全完善的激励机制。要通过检查、考核、评比，对好的要予以表扬，对差的要予以批评，对违反制度、破坏制度的行为进行必要的处理，以维护制度的严肃性。要将考核结果，同政务人员的评优、晋级等挂钩，充分调动广大政务人员的积极性与主动性。要努力实现办公自动化。政府各部门要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。 五、加强学习，提高政务人员队伍素质 公文处理和政务信息工作都是为领导服务、为政府的中心工作服务，涉及经济社会生活的各个方面。要做好这项工作，就要不断地加强学习，不仅要加强政治理论学习和业务知识的学习，而且还要加强对县情的学习，只有这样，才能提供高质量的信息，才能更好地办理公文，才能高质量的做好各项工作。具体讲，提高政务人员素质要做到“三个多”，即多看、多思、多练。多看，就是要培养敏锐的信息洞察力，平时多阅读各类文件和新闻报刊，特别是对党报党刊中有关解释党的方针政策的重要文章，更要仔细阅读，做好汇总，以正确理解党的方针、政策，提高政策理论水平和鉴赏能力；要广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息，站在全局的高度，对社会政治、经济、生活的各个侧面，全方位、深层次的观察，做到“眼观六路，耳听八方”，从而作出灵敏反应。多思，就是要培养灵活的信息收集和捕捉能力，特别是信息工作人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接收和利用，应该主动地、广泛地收集和捕捉信息，要处处留心、广闻博记，挖掘出那些潜在的有用的信息，起到主动服务的作用。多练，就是要培养准确的筛选、整理信息的能力和写作能力，要能够从众多的一般信息中抓住最有价值的信息，然后加以整理提炼，编写出形式可读可用，符合领导需求的信息；要深入学习公文处理办法，经常练习不同文种的写作，正确掌握公文运转规程，提高行政效率。要树立精品意识，做到报送的信息文字精练、简洁、可读性强，制发的公文符合政策、表述清楚、简明扼要、操作性强。力求写一篇成一篇，篇篇是精品，努力使自己成为生产精品信息和公文的行家里手，以优异的成绩赢得领导的赞赏，以超额的付出取得领导的支持，以扎实的作风赢得上级部门和基层的信任。 同志们，本次培训班既是一个学习的机会，又是一次交流的机会，全体学员要充分利用这样一个难得的机会，多向老师请教，多向其他兄弟单位的同志们学习，掌握一些好的方法，在实践中多练习，争取在公文写作能力和政务信息工作中迈上一个新台阶。 同志们，目前，全县人民在县委、政府的领导下，正在为实现今年国内生产总值和财政收入分别增长23％和25%的经济目标而努力奋斗。要实现这个目标，必须研究新情况新问题，这就对我们政府系统公文处理和政务信息工作提出了新的要求。全体政务工作人员要以党员先进性教育活动为契机，增强做好公文处理和信息工作的光荣感、责任感、紧迫感，与时俱进、开拓创新，为政府工作和全县经济社会发展做出应有的贡献。我相信，在县委、政府的正确领导下，在各部门办公室和广大政务工作人员的共同努力下，我县公文处理和政务信息工作一定会取得新的、更大的成绩。 最后，预祝同志们在培训期间，学有所成，生活愉快！祝培训班圆满成功！